Zpětná vazba kandidátům je důležitou součástí náborového procesu, která může zásadně ovlivnit obraz vaší firmy i zážitek uchazečů. Přesto se v praxi často opomíjí nebo podceňuje. Jak tedy zpětnou vazbu poskytovat, aby byla užitečná, profesionální a zároveň příliš nezatěžovala vaše HR oddělení?
V tomto článku najdete praktické tipy, které zazněly v epizodě podcastu StartupTalk od HR manažerky Petry Kubity Nulíčkové. Zjistěte, co by měl podle Petry kvalitní feedback obsahovat nebo jak citlivě zamítnout uchazeče a nepoškodit si employer brand!
1. Rychlost je klíčová
Jednou z největších chyb je příliš velká prodleva mezi zasláním životopisu či pohovorem a poskytnutím zpětné vazby. „Kandidáti oceňují rychlou odpověď, protože dlouhé čekání zanechává dojem, že na nich nezáleží,“ říká Petra.
Doporučuje odpovídat nejpozději do týdne po pohovoru. I když nemáte hned konečné rozhodnutí, sdělte kandidátovi, v jaké fázi se výběrové řízení nachází, aby nemusel příliš dlouho čekat v nejistotě.
📌 Tip: Komunikujte i po pohovoru! Kandidátovi můžete poslat třeba podobný e-mail:
„Dobrý den, Petře,
děkujeme za vaši účast pohovoru na pozici XY. Moc si vašeho času vážíme a oceňujeme váš přístup i skvěle vypracovaný úkol, ke kterému přikládáme feedback.
Aktuálně vyhodnocujeme i další kandidáty a nejpozději na začátku příštího týdne vám dáme vědět, jak bude výběrové řízení pokračovat.
Děkujeme za pochopení a trpělivost a přejeme pěkný zbytek týdne!“
2. Zamítáte? Buďte konkrétní a konstruktivní
Zamítavé odpovědi ve stylu „vybrali jsme jiného kandidáta“ jsou běžnou praxí, kandidátovi toho ale příliš neřeknou. Zkuste být proto ve zpětné vazbě maximálně konkrétní a pokud to jen trochu jde, vyložte kandidátovi i jasná fakta, kvůli kterým jste jej museli zamítnout.
📌 Příklad konkrétní zpětné vazby:
„Dobrý den, Honzo,
ještě jednou mockrát děkujeme za čas a energii, kterou jste nám ve výběrovém řízení věnoval. Moc si toho vážíme!
Vaše nadšení a zkušenosti v oblasti project managementu nás velmi zaujaly, pro tuto pozici však potřebujete i základní znalost programování (PHP) a také zkušenost s vedením větších týmů, jelikož jde o team leaderskou roli.
Také bychom potřebovali o něco větší časovou dotaci (alespoň 30 h týdně), než je pro vás aktuálně možné. Do dalšího kola jsme se proto rozhodli pokračovat s jinými kandidáty.
Přejeme vám mnoho štěstí při hledání nového uplatnění a rádi zůstaneme v kontaktu."
3. Šablona? Raději personalizujte
Další z chyb, které se HRisté dopouštějí, je příliš obecná nebo šablonovitá zpětná vazba. Chápeme, že při větším počtu uchazečů není možné personalizovat každou odpověď. „V takových případech použijte dobře formulovanou šablonu, ale u "finalistů" si najděte čas na osobnější zpětnou vazbu,“ radí Petra.
Šablona kandidátovi bohužel neporadí, co by mohl příště zlepšit a jak by mohl zvýšit své šance na přijetí. Pokud to tedy jen trochu jde, Petra doporučuje zpětnou vazbu personalizovat - třeba zmíněním konkrétního aspektu pohovoru: „Když se například uchazeč ptá na konkrétní projekt, který jsme zmínili, ocení, že si jeho otázky pamatujeme.“
📌 Příklad:
„Děkujeme za váš zájem o naši aplikaci XY a moc si vážíme všech nápadů a podnětů, které jste nám poskytl. Obzvlášť nás zaujal váš nápad se zapojením komunity do vývoje i vaše zkušenosti s projektem XY. Koukali jsme, jak v něm featura XYZ funguje - a je to skvělá práce!
I když jsme se pro roli produktového manažera rozhodli pro jiného uchazeče, věříme, že byste mohl být skvělým přínosem našeho týmu, pokud bychom se pro zapojení komunity v budoucnu rozhodli. Rádi vás budeme kontaktovat, pokud se objeví vhodná příležitost.“
📌 Příklad automatizované odpovědi:
„Děkujeme za váš zájem o pozici XY. V dalších kolech jsme se rozhodli pokračovat s jinými kandidáty, kteří lépe splňují naše požadavky. Vážíme si vašeho času a úsilí a držíme palce v dalších výběrových řízeních.“
4. Pozitivní tón i při odmítnutí
Zpětná vazba by neměla být jen zamítnutí, ale i povzbuzení. „I když je rozhodnutí negativní, vždy můžete najít něco, co se kandidátovi podařilo, a to zdůraznit,“ doporučuje Petra. Takový přístup zanechá příjemnější dojem a uchazeči si vaši firmu zapamatují pozitivně.
📌 Příklad:
„Vaše grafické portfolio na nás udělalo velký dojem. Styl vaší práce ale lépe odpovídá moderním digitálním projektům, zatímco my bychom potřebovali spíše klasické ilustrace. Věříme ale, že vaše designerské dovednosti brzy přilákají jiné klienty a brzy je uvidíme i ve veřejném prostoru! :) Pokud bychom vás mohli doporučit některému z grafických studií, dejte nám vědět. Přejeme mnoho úspěchů v budoucnu!“
5. Transparentnost posiluje důvěru
Petra zdůrazňuje význam transparentnosti během celého náborového procesu. „Pokud kandidát ví, proč nebyl vybrán a jak celý proces probíhal, cítí se respektován,“ říká. Snažte se proto, aby zpětná vazba byla nejen konstruktivní, ale i upřímná a jasná.
Zajímá vás víc? Pusťte si celý rozhovor s Petrou Kubitou Nulíčkovou:
Shrnutí
Kvalitní zpětná vazba vůči kandidátům není jen výrazem profesionality HR oddělení, ale i investicí do dobrého jména vaší firmy. Jak říká Petra: „Každý kandidát je potenciálním ambasadorem vaší značky. Dejte jim důvod, aby o vás mluvili pozitivně.“ I odmítnutý uchazeč, který dostane kvalitní zpětnou vazbu, se může stát vaším budoucím zákazníkem, partnerem nebo kolegou.
Článek vznikl jako součást HR série StartupJobs, která přibližuje zásadní HR témata komunitě startupů a inovativních firem.
Již brzy se můžete těšit na další téma HR série a ty nejzajímavější hosty české HR scény.